Wat wordt er gevraagd?

Voor deze rol zoeken we een nauwkeurige, analytische en communicatief sterke Service Contract Manager die verantwoordelijkheid neemt voor het calculeren, opzetten, beheren en voorbereiden van de facturatie van servicecontracten. Je werkt binnen een Benelux-omgeving en hebt veel contact met interne stakeholders zoals Service Delivery, Sales, Operations en Finance.

Je hebt een financiële en/of administratieve achtergrond op hbo-niveau en ervaring met inkoop- en/of verkoopovereenkomsten. Je begrijpt hoe financiële stromen werken, weet hoe contractafspraken doorwerken in calculaties, forecasts en facturatie, en kunt complexe contractinformatie vertalen naar duidelijke administratieve en financiële processen.

Daarnaast ben je iemand die graag structuur aanbrengt. Binnen het contractbeheer is momenteel al gestart met het herschikken, beschrijven en verbeteren van de bestaande processen. Een huidige collega werkt hier parttime aan en zal de werkzaamheden zorgvuldig en warm overdragen aan de nieuwe collega. Je stapt dus in op een moment waarop er al een basis ligt, maar waar nog volop ruimte is om verder te professionaliseren.

Belangrijk is dat je zelfstandig kunt werken, omdat je in deze functie als specialist opereert. Tegelijkertijd ben je geen eiland: je schakelt dagelijks met meerdere afdelingen en weet belangen goed te verbinden. Je rapporteert rechtstreeks aan de Service Director / Director Service & Support Benelux.

Voor deze functie vragen we onder andere:

• Een financiële en/of administratieve achtergrond op hbo-niveau.

• Ervaring met inkoop- en/of verkoopovereenkomsten.

• Sterke nauwkeurigheid en een gestructureerde manier van werken.

• Uitstekende Excel-vaardigheden.

• Inzicht in financiële processen, contractstromen en facturatie.

• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

• Het vermogen om te communiceren op verschillende niveaus: van MT-rapportages tot overleg met technische collega’s.

• Goede beheersing van het Engels op minimaal B2-niveau, zodat je professioneel kunt vergaderen, rapporteren en communiceren.

• Ervaring met Oracle is een pré.

• Zelfstandigheid, eigenaarschap en het vermogen om als specialist binnen de organisatie te functioneren.

Wat wordt er geboden?

Je krijgt een zelfstandige en specialistische rol binnen een internationale serviceorganisatie waar contractbeheer, calculatie, financiële afstemming en stakeholdermanagement samenkomen. De functie biedt veel verantwoordelijkheid, omdat je betrokken bent bij alle servicecontracten binnen de organisatie en bij de leverancierscontracten die daarmee samenhangen.

Je werkt in een omgeving waarin veel aandacht is voor professionalisering, procesverbetering en samenwerking tussen afdelingen. Omdat het contractbeheer momenteel verder wordt gestructureerd en beschreven, krijg je de kans om voort te bouwen op het werk dat al is gedaan en een belangrijke bijdrage te leveren aan verdere optimalisatie.

De rol biedt bovendien de mogelijkheid om je vakinhoudelijk verder te ontwikkelen. Vanuit deze functie zijn er doorgroeimogelijkheden binnen het vakgebied, ook in een internationale context.

Wat je kunt verwachten:

• Een zelfstandige specialistische functie binnen Service Management Benelux.

• Nauwe samenwerking met Operations, Sales, Finance en Service Delivery.

• Een rol met veel impact op contractbeheer, calculatie, forecasting en facturatie.

• Een warme overdracht vanuit de huidige collega die het contractbeheer momenteel herstructureert.

• Mogelijkheid tot internationale groei binnen het vakgebied.

• Een salarisbudget tot maximaal €50.000 bruto per jaar.

• Een functie waarin je rapporteert aan de Service Director / Director Service & Support Benelux.

De werkzaamheden

Als Service Contract Manager ben je verantwoordelijk voor het volledige beheer rondom servicecontracten. Dit gaat verder dan alleen administratie. Je houdt je bezig met calculaties, contractopbouw, wijzigingen, verlengingen, addenda, leveranciersafspraken, forecasts en facturatievoorbereiding.

Een typische werkweek bestaat uit veel overleg en afstemming met verschillende interne afdelingen. Zo heb je regelmatig contact met de Service Delivery Manager over nieuwe prijsberekeningen, aflopende contracten, wijzigingen en servicevoorwaarden. Met de Accountmanager bespreek je wijzigingen die invloed hebben op de forecast. Met Finance stem je de financiële impact van contractwijzigingen af. Met Operations bespreek je de facturatiedetails van de te factureren contracten.

De samenwerking met Sales, Operations en Finance verloopt via gestructureerde overlegmomenten, aangevuld met ad-hoc overleg wanneer contractwijzigingen, calculaties of facturatievragen daar aanleiding toe geven.

De nadruk in deze functie ligt vooral op contractbeheer en calculatie. Stakeholdermanagement is zeker belangrijk, maar de kern van de rol ligt in het correct beheren, berekenen, vastleggen en administratief-financieel verwerken van servicecontracten.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

Beheren van servicecontracten en leverancierscontracten – 35%

Je beheert alle servicecontracten met klanten en de bijbehorende leverancierscontracten die onderdeel zijn van deze dienstverlening. Daarbij zorg je ervoor dat contracten actueel, correct en volledig zijn.

Je houdt je bezig met het calculeren, opzetten en uitwerken van de servicedienstverlening. Ook verwerk je contractmutaties, gewijzigde condities, verlengingen, addenda en andere aanpassingen die voortkomen uit klantwensen of operationele wijzigingen.

Omdat het om alle servicecontracten binnen de organisatie gaat, ligt de uitdaging niet zozeer in het aantal contracten, maar vooral in de complexiteit ervan. Met name contracten in België kunnen extra complex zijn, waardoor nauwkeurigheid, overzicht en kennis van de afspraken essentieel zijn.

Calculeren van serviceaanvragen – 25%

Je bent verantwoordelijk voor correcte calculaties van serviceaanvragen. Daarbij zorg je ervoor dat prijsberekeningen aansluiten op de afgesproken dienstverlening, contractcondities, klantafspraken en financiële uitgangspunten.

Deze calculaties stem je regelmatig af met interne stakeholders, waaronder Service Delivery, Sales en Finance. Je zorgt ervoor dat nieuwe berekeningen, contractwijzigingen en forecasts helder en onderbouwd zijn.

Uitwerken van Statements of Work en contractdocumentatie – 15%

Je werkt Statements of Work en contractuele documenten uit waarin de dienstverlening wordt vastgelegd. Hierin beschrijf je welke service wordt geleverd, onder welke condities, en welke performance-eisen van toepassing zijn.

Je zorgt ervoor dat de gemaakte afspraken duidelijk en volledig worden vastgelegd, zodat zowel interne collega’s als klanten weten wat er is afgesproken.

Voorbereiden van facturatie – 15%

Je bereidt de contractfacturatie voor en levert de juiste factuurdetails aan bij de contractadministratie. Hierbij werk je nauw samen met Operations en Finance om ervoor te zorgen dat facturatiegegevens correct, volledig en tijdig beschikbaar zijn.

Je controleert of contractmutaties, verlengingen, addenda en gewijzigde condities juist zijn verwerkt, zodat de facturatie aansluit op de actuele afspraken.

Aanspreekpunt voor klanten en collega’s – 5%

Je bent aanspreekpunt voor nationale en internationale collega’s en klanten op het gebied van servicecontracten. Het klantcontact bestaat voornamelijk uit contact met nationale en Belgische retailers. Je schakelt zowel met commerciële als technische contactpersonen en weet informatie begrijpelijk en professioneel over te brengen.

Telefonische communicatie met leveranciers en/of klanten kan onderdeel zijn van de functie.

Overige werkzaamheden – 5%

Daarnaast voer je overige werkzaamheden uit die in overleg met je leidinggevende worden bepaald. Dit kunnen werkzaamheden zijn rondom rapportages, procesverbetering, forecasts, contractanalyses of verdere professionalisering van het contractbeheer.

De organisatie

Je komt te werken binnen de afdeling Service Management Benelux van een internationale organisatie die zich richt op service- en supportoplossingen voor retailklanten. Binnen deze afdeling is nauwe samenwerking met Operations, Sales en Finance essentieel.

De organisatie werkt voor onder andere nationale en Belgische retailers. De contracten kunnen inhoudelijk en financieel complex zijn, waardoor goed contractbeheer van groot belang is. Je speelt hierin een centrale rol door ervoor te zorgen dat serviceafspraken correct worden berekend, vastgelegd, beheerd, geforecast en gefactureerd.

Je acteert zelfstandig als specialist binnen het team en rapporteert aan de Director Service & Support Benelux / Service Director. Hoewel je zelfstandig verantwoordelijk bent voor het contractbeheer, werk je intensief samen met verschillende afdelingen. De lijnen zijn kort en de samenwerking vindt plaats via vaste overlegmomenten en ad-hoc afstemming.

De organisatie is internationaal actief, waardoor er ook mogelijkheden zijn om je op termijn verder te ontwikkelen binnen het vakgebied in een internationale context.